Dans quel secteur êtes-vous actif ?
Pourquoi c'est important dans votre choix d'GED :
Les systèmes GED ne sont généralement pas développés pour des secteurs spécifiques. Il est pourtant important de tenir compte de votre secteur pendant la recherche du bon logiciel. Les fournisseurs ayant de l’expérience dans votre secteur comprennent plus rapidement vos processus opérationnels et la mise en place se fait de ce fait de manière plus souple.
Combien d'employés avez-vous?
Pourquoi c'est important dans votre choix d'GED :
Lors de votre sélection, il est important de savoir combien de collaborateurs il y a et combien de personnes utiliseront le système CRM. La règle est en général : plus l’organisation est grande, plus complexe est l’implémentation. Pas seulement parce qu’il faut former les utilisateurs. La prise de décision diffère souvent par rapport aux petites entreprises. Pour les grandes entreprises, le fournisseur doit être capable de gérer des lignes plus importantes et des temps d’implémentation plus longs.
Combien d'utilisateurs utiliseront le GED?
Pourquoi c'est important dans votre choix d'GED :
Vos employés n'ont pas tous la même approche des documents. Il est possible qu'un petit groupe d'entre eux ait besoin de pouvoir gérer et modifier des documents. Les autres employés n'ont besoin que de les consulter. Lors de votre sélection de système de gestion de documents (GED), il est important que vous sachiez combien d'utilisateurs ont besoin de 'droits d'écriture' et combien ont seulement besoin de 'droits de lecture'. Les droits d'écriture peuvent entraîner une complexité accrue et peuvent être plus coûteux que les licences pour les droits de lecture.
Pour quelles utilisations principales allez-vous utiliser le système de gestion de documents (GED)?
Pourquoi c'est important dans votre choix d'GED :
Chaque solution GED a ses points forts et ses points faibles. En indiquant le système que vous voulez utiliser, vous trouverez plus rapidement les parties qui excellent sur ces points.
Voulez-vous intégrer le système GED à un autre logiciel?
Pourquoi c'est important dans votre choix d'GED :
En plus du système de gestion électronique de documents (GED), vous utilisez sans aucun doute d'autres logiciels qui lui sont complémentaires. Il arrive souvent que les fonctionnalités des différents systèmes se chevauchent. Pensez, par exemple, aux documents liés aux clients créés dans un système CRM. Vous ne souhaitez évidemment pas que ces informations se trouvent à deux endroits différents. Malheureusement, d'un point de vue technique, cela n'est pas toujours simple, et certains fournisseurs sont plus compétents que d'autres dans ce domaine. Indiquez donc ce qui est important pour vous afin que cela puisse être pris en compte dans la sélection du GED.
Combien de temps voulez-vous prendre pour l’implémentation du GED ?<
Pourquoi c'est important dans votre choix d'GED :
Dans la sélection GED, il est important de savoir combien de temps vous voulez prendre pour une implémentation. Il y a des fournisseurs qui offrent des solutions « plug-and-play ». On fait rarement du sur mesure et vous pouvez vous mettre directement au travail. C’est formidable pour les petites entreprises qui veulent vite se mettre au travail, mais cela convient moins si vous exigez de la complexité. Plus vous prenez du temps, plus il faut du temps pour préparer l’organisation pour une migration. Si vous n’avez pas préparé ces informations, vous pouvez passer cette question.
Pourquoi c'est important dans votre choix d'GED :
En répondant à ces questions, vous pouvez chercher de manière plus ciblée. Si vous n’avez aucune réponse à ces questions, n’hésitez pas à les passer.